Як технології можуть знизити витрати на робочому місці

Ось де технічні інструменти можуть допомогти. Інвестиції в програмне забезпечення та інструменти ШІ стали фундаментальною вимогою, щоб залишатися на плаву в умовах зростаючої конкуренції на ринку. Крім оптимізації комунікації, компанії використовують технології для підвищення ефективності та зниження витрат. Таким чином, підприємства можуть оптимізувати свої ресурси і підвищити прибутковість.

У цьому повідомленні блогу ми пояснимо всі тонкощі інструментів робочого процесу і те, як вони можуть сприяти кращому управлінню фінансами для вашого бізнесу.

1. Засоби комунікації

Для початку та ведення бізнесу необхідна безперебійна комунікація. Засоби комунікації забезпечують оптимізований процес, від проведення делікатних групових бесід до переконання потенційних клієнтів.

Приклади засобів комунікації

Ось деякі інструменти комунікації, якими користуються провідні компанії:

Відео-конференція

Після пандемії інструменти відеоконференцзв’язку стали Святим Граалем спілкування для багатьох компаній. Ці інструменти корисні для компаній із глобальною робочою силою.

Системи відеоконференцзв’язку пропонують розширені функції, як-от зали очікування, інтерактивна дошка, загальний доступ до екрана робочого столу для всіх учасників тощо. Команди не повинні чекати, поки менеджери організовують зустрічі. Вони можуть використовувати інструмент відеоконференцій компанії та швидко зателефонувати, щоб поділитися ідеями та обговорити проєкти в зручному для себе місці.

У вас може бути доступ до численних засобів комунікації. “Ми використовували Zoom у нашій команді, поки не зрозуміли, що можемо використовувати інструменти відеоконференцій Google, уже вбудовані в наш пакет Google Apps. Це створило хорошу економію для нашого бізнесу”.

Миттєве повідомлення

Інструменти обміну миттєвими повідомленнями замінюють нескінченні потоки електронної пошти безперешкодним спілкуванням через тексти. Лише кількома натисканнями клавіш команди можуть надсилати важливі відомості про проєкт, обмінюватися файлами та надсилати звіти своїм колегам.

Інтеграція служби миттєвих повідомлень у внутрішню систему компанії дає змогу перевіряти статус співробітника та зручно з ним спілкуватися. Це також зменшує тертя і непорозуміння та дає змогу співробітникам негайно відповідати на термінові повідомлення.

Робочий стаціонарний телефон

Стаціонарний телефонний зв’язок для бізнесу – найкращий вибір для тих компаній, які хочуть мати надійну телефонну систему, що працює незалежно від сильного інтернет-сигналу або відключення електроенергії. Це рішення plug & play для тих, хто не зацікавлений у складній системі VoIP. Постачальники службових телефонів, як-от Community Phone, обіцяють надійнішу та послідовнішу послугу з більш спеціалізованою підтримкою клієнтів і простішим налаштуванням. Стаціонарні телефонні системи для бізнесу – чудове рішення для відділів обслуговування клієнтів і продажів, які працюють з великою кількістю зовнішніх дзвінків.

Цифровий торговий зал

Команди з продажу можуть запропонувати вашим клієнтам найкращі умови для здійснення покупок за допомогою цифрового торгового залу. Це дає змогу вашим торговим представникам створити безпечний цифровий простір і забезпечити привабливий і персоналізований досвід продажів.

Купуючи цифровий торговельний майданчик, ви отримуєте:

• Підвищення ефективності продажів
• Скорочено час закриття угоди
• Краща персоналізація в процесі продажів

Наприклад, GetAccept пропонує цифрові торгові зали з такими функціями, як:

• Інформація про угоди та воронку продажів
• Забезпечення онлайн і офлайн-продажів
• Персоналізовані відео
• Чат у реальному часі
• Системи нагадувань

Це дає змогу вам залучати внутрішніх і зовнішніх зацікавлених осіб в одному просторі та вести з ними переговори більш ефективно.

Переваги використання засобів зв’язку для зниження витрат

• Позбавтеся від нескінченних телефонних дзвінків, що забирають багато часу, за допомогою обміну миттєвими повідомленнями і скоротіть рахунки за телефон.
• Відеоконференції скорочують витрати на відрядження, об’єднуючи співробітників з усього світу.
• Скоротіть затримки і допоможіть оптимізувати ресурси.

Інструменти управління

Однією з найзначніших статей витрат у будь-якому бізнесі є адміністративні витрати. Делегування проєктів великій кількості співробітників і відстеження прогресу кожного вручну загрожує помилками.

За допомогою інструментів адміністрування ви можете автоматизувати надлишкові завдання і більше зосередитися на стратегічних частинах проєкту. Це підвищує ефективність у команді та приносить точність. Ви можете легко планувати проєкти, перевіряти прогрес кожного члена команди в режимі реального часу і відстежувати їх.

Ви можете відмовитися від традиційних паперових систем обліку і перейти на більш зручний хмарний інструмент обліку. Такі адміністративні інструменти допомагають заощадити гроші на канцелярських витратах. Оскільки ви можете виконувати кілька завдань разом, ви також знижуєте витрати на людські ресурси.

Інструменти автоматизації

Компанії витрачають багато часу і ресурсів на повторювані завдання. Інструменти автоматизації усувають цю потребу, вирішуючи виснажливі частини операцій і знижуючи експлуатаційні витрати.

Приклади інструментів автоматизації

Чат-боти

Інтеграція чат-ботів у вашу систему допомагає вирішувати проблеми співробітників і цифрових продажів, а також спрощує спілкування з клієнтами. Технології автоматизації пропонують інтуїтивно зрозумілих ботів на основі штучного інтелекту, які усувають проблеми протягом декількох хвилин, підвищуючи якість обслуговування співробітників і клієнтів. Вони пропонують:

• Доступність 24/7
• Омніканальне спілкування
• Миттєву відповідь і послідовні відповіді
• Персоналізацію
• Багатомовні розмови.

Автоматизація завдань

Компанії повинні вирішувати різні повторювані, але необхідні завдання. Вони займають багато часу і викликають нудьгу та розчарування серед співробітників.

Засоби автоматизації вирішують ці завдання без участі людини. Це дає співробітникам час для визначення пріоритетів стратегічних частин своєї роботи. Наприклад, автоматизація таких простих речей, як бронювання зустрічей з новими співробітниками, може значно заощадити час.

Автоматизація робочого процесу

Скорочуючи кількість помилок, інструменти автоматизації оптимізують робочий процес. Кожна частина проєкту виконується вчасно й оптимізує роботу на кожному рівні.

Переваги використання інструментів автоматизації для зниження витрат

• Підвищує ефективність робочого процесу й оптимізує наявні ресурси.
• Вивільняє співробітників, щоб вони могли зосередитися на роботі з вищою цінністю, знижуючи витрати і збільшуючи доходи.
• Зменшує людський фактор і знижує ймовірність використання ресурсів на доопрацювання.
• Дає змогу виконувати проєкти швидше і в рамках бюджету.
• Знижує витрати на звільнення за рахунок підвищення задоволеності співробітників.

Інструменти хмарних обчислень

Зі зростанням популярності віддаленої роботи інструменти хмарних обчислень переживають бум у всіх галузях. Ця технологія дає змогу підприємствам отримувати доступ до ІТ-ресурсів через Інтернет через пакети підписки без оновлення внутрішньої системи.

Міграція в хмару пропонує безліч переваг, таких як підвищення продуктивності та економія бюджету. Наприклад, малі підприємства, які обрали Amazon Web Services, економлять у середньому 31%.

Приклади інструментів хмарних обчислень

Хмарне сховище

Хмарне сховище – це система, яка дає змогу користувачам зберігати дані у віддаленому місці. Підприємства можуть отримати до них доступ через загальнодоступний Інтернет або приватне мережеве з’єднання компанії. Ці інструменти забезпечують підвищену безпеку, мобільність і масштабованість, роблячи зберігання ефективним і економічним.

Хмарне програмне забезпечення

Це відноситься до додатків і програм, які зберігаються, управляються і доступні через хмару. Ці системи використовують загальні обчислювальні ресурси. Таким чином, провайдери розподіляють витрати на інфраструктуру та послуги між своїми клієнтами, роблячи програмне забезпечення доступним.

Віртуальні машини

Віртуальні машини засновані на комп’ютерній архітектурі та забезпечують функціональні можливості фізичних комп’ютерів, пропонуючи емуляцію комп’ютерних систем. Ці інструменти можуть запускати кілька середовищ ОС на одному фізичному комп’ютері.

Хмарна безпека

Хмарна безпека є критичною проблемою для організацій, які зберігають конфіденційні дані на хмарних платформах. Шифрування, контроль доступу, моніторинг і резервне копіювання даних входять до переліку заходів, що використовуються для захисту від несанкціонованого доступу і втрати даних.

Переваги використання інструментів хмарних обчислень для зниження витрат

• Вам не потрібно заздалегідь купувати обладнання або програмне забезпечення.
• Хмарне програмне забезпечення скорочує витрати на зберігання, мережу, технічне обслуговування та оновлення.
• Віртуальні машини позбавляють від необхідності переходити на інші операційні системи, скорочуючи витрати.

Інструменти аналізу даних

Організації покладаються на дані для прийняття точних бізнес-рішень. Згідно зі звітами, 53% організацій використовують дані та аналітику для поліпшення процесів і зниження витрат. Для цього підприємствам потрібні інструменти аналізу даних.

Таке програмне забезпечення збирає дані про бізнес і клієнтів та аналізує їх для створення докладних звітів. Воно збирає інформацію про клієнтів компанії, ефективність маркетингу, конкуренцію і продажі, щоб виявити проблеми і допомогти поліпшити процеси.

Приклади інструментів аналізу даних

Програмне забезпечення для бізнес-аналітики

Інструменти BI збирають і обробляють великі та неструктуровані набори даних із внутрішніх і зовнішніх джерел. Ці програми витягують інформацію на основі згенерованих результатів. Ці інструменти допомагають візуалізувати дані, створювати інформаційні панелі та генерувати вичерпні звіти.

Предиктивна аналітика

Ці інструменти обробляють історичні дані для оцінки майбутніх результатів бізнесу. Предиктивна аналітика використовує інтелектуальний аналіз даних, машинне навчання і статистичне моделювання для пошуку закономірностей у даних і прогнозування ризиків і можливостей.

Інструменти візуалізації даних

Інструменти візуалізації даних роблять аналітичні звіти повнішими, відображаючи зібрану інформацію в графічному вигляді. Це допомагає компаніям зрозуміти закономірності та виявити тривожні прапорці, не вдаючись у жаргон аналітики даних.

Переваги використання інструментів аналізу даних для зниження витрат

• Показує, які клієнти часто повертають товари і мають високу вартість обслуговування, аналізуючи показники лояльності клієнтів.
• Прогнозує ризики цифрових продажів і допомагає компанії мінімізувати збитки.
• Пропонує розширену аналітику журналів і дає змогу уникнути простоїв у разі порушення SLA.
• Дозволяє виявити шахрайських клієнтів і уникнути втрат.

Інструменти кібербезпеки

За більшої технологічної залежності організації стикаються з серйозними кіберзагрозами. Це може призвести до того, що підприємства втратять конфіденційні дані та зазнають величезних збитків.

За даними IBM, американські організації зазнають найвищих втрат від кібератак, кожне порушення обходиться їм приблизно в 9,44 мільйона доларів.

Щоб протистояти цьому, організації використовують інструменти кібербезпеки для захисту своїх даних. Це програмне забезпечення захищає внутрішні системи вашої компанії від кібер-крадіжки, зломів і пошкоджень. Крім того, вкрай важливо регулярно тестувати безпеку системи або застосунку, щоб виявляти вразливості та забезпечувати всебічний захист.

Приклади інструментів кібербезпеки

Антивірусна програма

Ці програми запобігають, виявляють і видаляють віруси з комп’ютерів, мереж або ІТ-систем. Він також захищає мережі від шкідливих програм, таких як трояни, шпигунське ПЗ, черв’яки, редуктази, ботнети тощо. Вони також сканують електронні листи і перевіряють, чи не містять вони шкідливих програм.

Брандмауери

Брандмауери захищають внутрішні системи компаній, запобігаючи несанкціонованому доступу до будь-якої приватної мережі або з неї. Ви можете включити їх як в апаратне, так і в програмне забезпечення.

Кожне повідомлення, що входить або виходить із системи, проходить через брандмауер. Тут програма перевіряє і блокує повідомлення, що не відповідають критеріям безпеки.

Інструменти шифрування

Інструменти шифрування захищають дані, що зберігаються в мережі або на комп’ютері. Компанії часто збирають і передають особисту інформацію від своїх клієнтів у вигляді контактних номерів, адрес, соціального забезпечення тощо. Без належного шифрування, особливо шифрування електронної пошти, підприємства можуть зіткнутися з серйозними проблемами дотримання вимог, що призведе до втрати значних грошей.

Переваги використання інструментів кібербезпеки для зниження витрат

• Запобігайте втраті або пошкодженню конфіденційних даних і пов’язаним із цим збиткам.
• Забезпечує відповідність вимогам, усуваючи витрати на усунення.

Висновок

Технології можуть мінімізувати витрати бізнесу за рахунок автоматизації завдань, запобігання кіберзагрозам і підвищення продуктивності.

Проте, компанії повинні робити ретельний вибір при виборі інструментів. Вивчіть масштабованість, обслуговування клієнтів і ціновий діапазон і виберіть те, що відповідає потребам вашого бізнесу.

Щоб скоротити витрати і підвищити прибутковість, компанії повинні використовувати зручність технологій.